Polityka prywatności

1. Informacje ogólne
1. Niniejszy dokument określa zasady ochrony prywatności w serwisie www.theoffice.pl (dalej jako: Serwis).
2. Administratorem Danych Osobowych osób korzystających z Serwisu jest POARMA S.A. wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 505648, posiadająca NIP: 7010420552 i REGON: 147190400 (dalej jako: THE OFFICE albo Administrator).
3. Niniejsza Polityka prywatności zawiera informacje dla użytkownika dotyczące zasad ochrony prywatności, możliwych wyborów użytkownika w odniesieniu do sposobu, w jaki informacje są gromadzone online, sposobu korzystania z tych informacji oraz praw, które użytkownik ma, jeżeli używa niniejszej witryny internetowej w sposób podlegający regulacjom RODO. Użytkownik powinien przeczytać uważnie niniejszą Politykę prywatności i od czasu do czasu ponownie zaglądać na tę stronę, aby sprawdzić, czy nie wprowadzono do niej zmian.
4. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w dowolnym czasie poprzez umieszczanie zmodyfikowanych postanowień na tej stronie. Wszelkie zmienione postanowienia automatycznie wchodzą w życie z dniem określonym w opublikowanej Polityce prywatności, chyba że określono inaczej. Rozszerzenie lub zmiana zakresu lub treści świadczonych przez nas usług, a także zmiany przepisów prawnych mogą spowodować, iż konieczne stanie się wprowadzenie zmian do Polityki prywatności. W takiej sytuacji poinformujemy użytkownika o zmianach poprzez stosowny komunikat. Wraz ze zmianą wersji Polityki prywatności pojawi się data oznaczająca dzień jej wdrożenia oraz sygnatura oznaczająca daną wersję Polityki. Żadna zmiana nie wpłynie negatywnie na fundamentalne prawo użytkownika do sprawowania przez niego kontroli nad przetwarzanymi przez nas danymi.

2. Zasady ogólne przyjętej przez nas Polityki prywatności.
1. THE OFFICE przywiązuje szczególną wagę do prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych użytkowników Serwisu. W tym zakresie kierujemy się zwłaszcza zasadami wynikającymi z poniższych ustaw i przepisów wydanych na ich podstawie:
– Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: RODO);
– Ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz.. 1000);
– Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. jt. z 2017 poz. 1219 ze zm., dalej jako: UŚUD);
– Ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. tj. z 2017 r. poz. 1907 ze zm., dalej jako: Pr.tel).
2. Polityka prywatności określa m.in.:
– zakres i sposób przetwarzania przez THE OFFICE danych osobowych użytkowników Serwisu,
– możliwości uzyskiwania dostępu do tych danych,
– sposób wykorzystania tych danych,
– politykę wykorzystania plików cookies w Serwisie.

3. Rodzaje gromadzonych i używanych przez nas informacji.
1. Pojęcia „informacje osobowe” lub „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
2. Serwis gromadzi informacje różnymi sposobami i w różnych celach, które wyszczególniono poniżej.
3. Podstawą przetwarzania danych osobowych Użytkownika jest wyrażenie przez niego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych. Zgoda może być wyrażona przez Użytkownika wyłącznie dobrowolnie, poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza rejestracyjnego w Serwisie Administratora albo w inny sposób, tj. poprzez opcję zapis na newsletter. Dane podane w formularzu rejestracyjnym przetwarzane są dla celów określonych w zgodzie na przetwarzanie danych. ADO pozyskuje wskazane poniżej zgody:
– Zgoda na przetwarzania danych osobowych dla celów marketingowych i statystycznych THE OFFICE, w tym profilowania danych osobowych użytkownika, w trakcie a także po wygaśnięciu usług realizowanych przez Administratora;
– Zgoda na otrzymywanie informacji handlowych i ofert od Administratora (zapis na newsletter);
– Zgoda na przetwarzanie nr. telefonu Klienta, dla celów marketingu bezpośredniego.
4. Udzielona przez użytkownika zgoda na przetwarzanie jego danych osobowych jest całkowicie dobrowolna, świadoma, jawna i potwierdzona przez Użytkownika. ADO stosuje do pozyskania zgód politykę opt- in, co oznacza, iż dopiero zaznaczenie checkboxa stanowi o wyrażeniu przez Użytkownika zgody wskazanej treści.
5. Użytkownik w każdej chwili ma prawo uzyskania informacji o przetwarzanych jego danych, prawo wglądu oraz poprawiania swoich danych, prawo sprostowania danych, prawo do bycia zapomnianym, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia jego danych osobowych, a także prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych oraz prawo cofnięcia zgody na ich przetwarzanie. Celem realizacji powyższych uprawnień należy przesłać wiadomość mailową na adres kontak@theoffice.pl, zawierającego następujące dane: adres e-mail bądź numer telefonu oraz uzasadnienie i treść żądania, np. usunięcia danych bądź ich zmiany- w tym przypadku należy wskazać nowy adres e-mail, na który ma być świadczona usługa newslettera.
6. Użytkownik, który rejestruje się w naszym serwisie w celu korzystania z portalu samoobsługowego, zostanie poproszony o podanie danych kontaktowych (imienia i nazwiska, numeru telefonu, adresu e-mail, unikalnej nazwy użytkownika i hasła). Korzystamy z tych informacji zgodnie z naszym uzasadnionym interesem biznesowym, polegającym na świadczeniu użytkownikowi usług i/lub kontaktowaniu się z nim w sprawie oferowanych w naszej witrynie usług, w stosunku do których użytkownik wyraził zainteresowanie. Zarejestrowany użytkownik jest nadto uprawniony do zarządzania swoim kontem w tym może je w każdym momencie usunąć.
7. Danych kontaktowych użytkowników możemy używać również do wysyłania użytkownikowi informacji o innych produktach lub usługach grupy, takich jak sale konferencyjne, biura wirtualne, biura serwisowane, biura, przestrzenie współdzielone i członkostwa, za zgodą otrzymaną od użytkownika stosownie do obowiązującego prawa. Jeżeli użytkownik nie chce otrzymywać tych materiałów promocyjnych na bieżąco, może preferencjach każdej chwili zrezygnować, o czym jest każdorazowo informowany w mailach.
8. Użytkownik może również podać dane demograficzne (takie jak rodzaj prowadzonej działalności, jej rozmiar, lokalizacja itp.). Danych demograficznych używamy, aby zrozumieć potrzeby i zainteresowania użytkownika oraz lepiej dostosować zawartość naszej witryny do jego potrzeb. Informacje są używane przez grupę, aby przetwarzać zamówienia użytkownika, umożliwić mu uczestnictwo w akcjach promocyjnych (zależnych od preferencji marketingowych użytkownika) oraz świadczyć usługi na rzecz użytkownika (szerzej w pkt. profilowanie).
9. Użytkownik może za pośrednictwem Serwisu zamawiać produkty lub usługi, żądać udzielenia informacji bądź wykonywać swoje prawa, nadto zapisać się do newslettera dotyczącego materiałów marketingowych lub promocyjnych THE OFFICE. Aby zakupić od nas produkt lub usługę, użytkownik podaje nam określone informacje, które zostaną użyte na potrzeby realizacji umowy. Użytkownik będzie zobowiązany do podania danych kontaktowych (takich jak imię i nazwisko, adres e-mail i adres wysyłki) oraz danych finansowych (takich jak numer karty kredytowej, adres rozliczeniowy i data ważności). Gromadzonych przez nas danych finansowych, które uzyskaliśmy od użytkownika, używamy wyłącznie do wystawiania użytkownikowi rachunków za zakupione produkty i usługi.
10. Jeżeli zbieramy od użytkownika informacje dotyczące karty kredytowej, używamy ich wyłącznie do przetwarzania płatności i ochrony przed oszustwami finansowymi. Grupa nie używa informacji dotyczących karty kredytowej i innych tego typu wrażliwych danych osobowych do żadnego innego celu bez wyraźnej zgody użytkownika. Nie przechowujemy informacji dotyczących karty kredytowej użytkownika po przetworzeniu płatności, chyba że użytkownik udzieli zgody na przechowywanie takich informacji na potrzeby zakupów w przyszłości.
11. Serwis gromadzi automatycznie informacje techniczne o odwiedzinach użytkownika (takie jak typ przeglądarki, dostawca usług internetowych, typ platformy, adresy protokołu internetowego (IP), strony odsyłające/wyjścia, system operacyjny, oznaczenie daty/czasu). Zbieramy te informacje do celów raportowych na temat Witryn internetowych w zakresie analizy trendów, diagnozowania problemów z naszym serwerem, administrowania Witrynami internetowymi, śledzenia zachowań użytkowników i sposobu korzystania z Witryn internetowych oraz do gromadzenia szeroko pojętych danych demograficznych. Więcej informacji na ten temat można znaleźć poniżej w części Zasady regulujące korzystanie z plików cookies.
12. Przepisy obowiązującego prawa mogą nakładać na nas obowiązek udostępnienia informacji osobom trzecim. Możemy na przykład być zobowiązani do ujawnienia informacji na mocy postanowienia sądu, wezwania lub nakazu sądowego. Ponadto na mocy przepisów obowiązującego prawa możemy dobrowolnie przekazywać informacje ułatwiające prowadzenie dochodzenia lub gdy ich ujawnienie jest konieczne do ochrony naszych systemów, naszej działalności lub praw innych osób.

4. Komunikacja.
1. Gdy użytkownik dokona rejestracji, wyślemy do niego powitalną wiadomość e-mail, aby zweryfikować nazwę użytkownika i hasło (weryfikacja double opt-in). Będziemy również udzielać odpowiedzi na pytania użytkownika, świadczyć usługi, których zażąda użytkownik oraz zarządzać jego kontem. Będziemy kontaktować się z użytkownikiem za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu (stosownie do wyrażonej zgody) i dołożymy wszelkich starań, aby respektować preferencje użytkownika w tym zakresie.
2. Zgodnie z preferencjami marketingowymi, które przekaże nam użytkownik, będziemy mu również przesyłać informacje o nowych produktach, usługach, szczególnych okazjach, promocjach oraz informacje ogólne. Jeżeli użytkownik nie chce otrzymywać takich informacji, może zrezygnować z otrzymywania wiadomości e-mail w przyszłości (patrz część Rezygnacja poniżej).
3. Jeżeli użytkownik poprosi o subskrypcję naszych biuletynów, użyjemy jego imienia i nazwiska oraz adresu e-mail, aby je do niego wysyłać. Użytkownik może zapisać się do tych biuletynów, kontaktując się z nami lub za pośrednictwem strony rejestracji. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z subskrypcji (patrz część Rezygnacja poniżej).
4. W razie potrzeby będziemy wysyłać użytkownikowi powiadomienia związane z usługami, ale nie mające charakteru promocyjnego. Jeżeli użytkownik nie chce ich otrzymywać, może dezaktywować konto za pośrednictwem tej Witryny internetowej.
5. Proszę pamiętać, że nie przekazujemy adresu e-mail użytkownika naszym partnerom biznesowym. Możemy jednak wysyłać użytkownikowi oferty naszych partnerów biznesowych — więcej szczegółów można znaleźć w części „Rodzaje gromadzonych i używanych przez nas informacji”. Użytkownik może zrezygnować z otrzymywania od nas ofert pocztą elektroniczną w sposób opisany poniżej.

5. Zasady regulujące korzystanie z plików cookies.
1. Zgodnie z przyjętą praktyką większości serwisów WWW, przechowujemy zapytania HTTP kierowane do naszych Serwerów. Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL.  Dokładny wykaz informacji przechowywanych w plikach logów serwera WWW jest następujący:
– publiczny adres IP komputera z którego nadeszło zapytanie (może to być bezpośrednio komputer użytkownika);
– nazwę stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół http o ile jest możliwe;
– czas nadejścia zapytania;
– pierwszy wiersz żądania http;
– kod odpowiedzi http;
– liczbę wysłanych przez serwer bajtów;
– adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez użytkownika (referer link) – w przypadku gdy przejście na Stronę ADO nastąpiło przez odnośnik (afiliacja);
– informacje o przeglądarce użytkownika;
– informacje o błędach, jakie nastąpiły przy realizacji transakcji http.
2. Korzystanie przez użytkownika z Serwisu może się wiązać z zapisywaniem i przechowywaniem na komputerze użytkownika (lub innym urządzeniu umożliwiającym dostęp do Serwisu, np. laptopie, komputerze, smartfonie) wskazanych powyżej w pkt. 1 plików cookies. Pliki cookies to pliki tekstowo-numeryczne umożliwiające korzystanie z różnych funkcji stron internetowych, np. gromadzą informacje o sposobie korzystania z danej strony, umożliwiają zapisanie stanu sesji użytkownika czy pozwalają na dopasowanie i optymalizację wyświetlanych treści do preferencji użytkownika (profilowanie behawioralne).
3. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.
4. Pliki cookies są wysyłane i mogą być zapisywane na komputerze użytkownika w sposób, który umożliwia dostęp do nich w następujących celach:
– dopasowania treści zamieszczonych w Serwisie do indywidualnych preferencji i potrzeb użytkownika (profilowanie behawioralne);
– statystycznych, dotyczących aktywności na stronach Serwisu (np. informacje o geograficznej lokalizacji użytkowników, częstotliwości korzystania z naszych usług, raporty zainteresowań i danych demograficznych), w celu lepszego zrozumienia sposobu korzystania przez użytkowników z Serwisu oraz ulepszenia jego zawartości i w tym celu THE OFFICE korzysta z Google Analytics (więcej na https://www.google.pl/intl/pl/analytics/);
– reklamy behawioralnej, kontekstowej oraz remarketingu, np.
— Google AdWords (więcej na https://adwords.google.com/intl/pl_pl/home/).
— Google Search Controle (więcej na https://www.google.com/webmasters/tools/home?hl=PL).
5. Zapisywanie lub korzystanie z plików cookies nie powoduje zmian konfiguracyjnych w komputerze użytkownika ani oprogramowaniu zainstalowanym na tym komputerze.
6. Użytkownik ma możliwość określenia warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do plików cookies za pomocą ustawień oprogramowania zainstalowanego w wykorzystywanym przez niego telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym – telefonie lub komputerze.
7. Większość przeglądarek internetowych domyślnie dopuszcza zapisywanie plików cookies na urządzeniu użytkownika. Użytkownik może w każdym czasie zablokować opcję zapisu plików cookies lub udzielić zgody na ich zapis na swoim telefonie lub komputerze poprzez zmianę ustawień w przeglądarce internetowej, ustawień reklam, ustawień reklam aplikacji mobilnych i wszelkich innych dostępnych metod.
8. Instrukcja zarządzania plikami cookies jest dostępna na stronie http://wszystkoociasteczkach.pl/ w języku polskim oraz na stronie http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies/ w języku angielskim. Wyłączenie zapisu plików cookies może jednak utrudnić korzystanie z Serwisu, w szczególności poprzez ograniczenie lub wyłączenie niektórych funkcji Serwisu. W związku z tym zalecane jest wyrażenie zgody na używanie przez przeglądarkę plików cookies.
9. Jednocześnie informujemy, iż jeżeli przeglądarka użytkownika akceptuje pliki cookies, użytkownik wyraża zgodę na wykorzystywanie tych plików cookies zgodnie z przepisami polskiego prawa, w szczególności art. 173 ustawy Pr. tel. W szczególności zawartość plików cookies może być przekazywana reklamodawcom i partnerom współpracującym z THE OFFICE w zakresie usług oferowanych na stronach Serwisu lub reklamowanych za jej pośrednictwem.
10. Użytkownik może w każdej chwili usunąć zainstalowane pliki cookies, korzystając z odpowiedniej opcji w przeglądarce, której używa. W razie przeglądania Serwisu w trybie incognito przeglądarki, wszystkie pliki cookie zainstalowane podczas wizyty w Serwisie są domyślnie usuwane po zamknięciu przeglądarki. Szczegółów należy szukać u dostawcy oprogramowania przeglądarki lub w sekcji „pomoc” w menu przeglądarki.
11. Pliki cookies zamieszczane są także w telefonie Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów.

6. Dostęp do informacji o użytkowniku oraz ich poprawność i inne prawa.
1. W niektórych porządkach prawnych, szczególnie na terenie UE i Wielkiej Brytanii, użytkownik ma następujące prawa: może poprosić nas o kopię swoich danych osobowych; poprosić nas o poprawienie, usunięcie lub ograniczenie (przerwanie jakiegokolwiek aktywnego) przetwarzania danych osobowych użytkownika i uzyskać dane osobowe przekazywane nam przez użytkownika w ramach umowy lub za zgodą użytkownika, a także poprosić nas o udostępnienie tych danych innemu administratorowi danych (lub ich przekształcenie na potrzeby innego administratora danych); sprzeciwić się przetwarzaniu przez nas danych osobowych użytkownika w pewnych okolicznościach (na przykład, gdy nie musimy przetwarzać danych, aby zrealizować zobowiązania umowne lub inne wynikające z przepisów prawa, lub gdy korzystamy z danych na potrzeby marketingu bezpośredniego).
2. Prawa te mogą podlegać ograniczeniom, na przykład jeśli spełnienie prośby użytkownika spowodowałoby ujawnienie danych osobowych innej osoby lub naruszyłoby prawa prywatności innych osób, lub jeśli użytkownik poprosi nas o skasowanie danych, które mamy obowiązek przechowywać lub ich przechowywanie jest w naszym żywotnym, uzasadnionym interesie. Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, należy skontaktować się z nami, pisząc na adres kontakt@theoffice.pl.
3. Przysługuje Państwu także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt) na niezgodne z prawem przetwarzanie przez THE OFFICE Państwa danych osobowych.

7. Bezpieczne przechowywanie informacji.
1. Nie gwarantujemy bezpieczeństwa naszych serwerów, ani nie możemy zagwarantować, że informacje przekazywane przez użytkownika za pośrednictwem Witryny internetowej nie zostaną przejęte podczas ich przekazywania przez Internet. Postępujemy zgodnie z powszechnie znanymi w branży normami technicznymi, aby chronić przesyłane nam dane osobowe, zarówno podczas ich przekazywania, jak i po ich otrzymaniu. Gdy użytkownik wprowadza dane wrażliwe (takie jak informacje dotyczące karty kredytowej) w naszym formularzu rejestracji lub formularzach zamówienia, szyfrujemy te dane przy użyciu technologii SSL (Secure Socket Layer).
2. Przetwarzanie danych osobowych do celów marketingowych lub za zgodą użytkownika trwa do chwili, aż użytkownik poprosi nas o zaprzestanie wykonywania tej czynności i po kilku chwilach od przesłania prośby (aby umożliwić nam wdrożenie prośby). Ponadto przechowujemy informacje o prośbie użytkownika o niewysyłanie materiałów z zakresu marketingu bezpośredniego lub nieprzetwarzanie danych bez ograniczeń czasowych, abyśmy mogli uwzględnić życzenia użytkownika w przyszłości. W przypadku, gdy przetwarzamy dane osobowe w związku z realizacją umowy lub Usługi bądź w związku z konkursem, przechowujemy te dane przez 6 lat (z wyłączeniem informacji finansowych, które przetwarzamy przez 10 lat)]

8. Przekształcenia.
1. W przypadku przekształceń, takich jak fuzja, przejęcie przez inną spółkę lub sprzedaż całości lub części naszych zasobów dane osobowe użytkownika najprawdopodobniej również będą należały do przekształcanych zasobów.

9. Zasady i warunki.
1. Jeżeli użytkownik zdecyduje się odwiedzić nasze Witryny internetowe, jego wizyta i jakiekolwiek spory dotyczące zasad ochrony prywatności podlegają niniejszej Polityce prywatności i naszym Zasadom i warunkom, m.in. wyłączenie gwarancji, ograniczenie odpowiedzialności i rozstrzyganie sporów. Ewentualne pytania dotyczące korzystania przez nas z danych użytkownika należy kierować na adres e-mail kontak@theoffice.pl